Se, no passado, os escritórios faziam altos investimentos em softwares jurídicos, muitos com custos impensáveis para pequenas bancas, hoje, a realidade é outra: a preocupação reside sobre qual sistema adquirir num enorme mercado ofertante.

Sim, são tantas as opções no mercado, com soluções que cabem em todos os bolsos que quando os clientes me perguntam qual o melhor sistema, a resposta sempre é “depende”. Tecnologia é sempre o meio para se obter o melhor resultado e, para tanto, precisamos começar pelo começo: que problema se quer resolver? Como este sistema otimizará seu tempo, seu trabalho e trará lhe melhores resultados?

Para se contratar sistemas, seja para substituição de um atual já obsoleto, seja para primeira implantação, é fundamental ter-se bem claro os objetivos a serem alcançados com esta contratação e essa clareza resulta do pleno conhecimento de todos os processos internos do escritório. Do contrário, ou se superdimensionará e pagará caro por algo que não se utilizará, ou se subdimensionará, contratando sistemas que, ou não atendem a todas as demandas, ou não permitem integrações a sistemas já existentes.

Esta integração é um outro ponto importantíssimo ser considerado, pois é fundamental acabar com os silos informacionais existentes. O que isso quer dizer? Sistemas que não se comunicam entre si. Se sua empresa ou escritório opera como um organismo, se a gestão precisa olhar e gerir a empresa de forma sistêmica, como um sistema não operaria como tal? Por exemplo, indicadores de resultados do financeiro estão diretamente relacionados ao índice de produtividade do jurídico ou ao esforço de desenvolvimento de negócios do marketing, se os sistemas são interoperáveis, são integrados, do ponto de vista da gestão, é possível medir com maior acurácia os resultados dos esforços dos negócios como um todo e identificar onde é necessário rever processos e estratégias, ou intervir. Um outro exemplo da importância desse olhar sistêmico é como sistemas de automação que otimizem trabalhos repetitivos geram impacto positivo tanto no RH, quanto no financeiro, uma vez que, ao facilitar o fluxo de trabalhos do colaborador, contribuem com sua satisfação no melhor uso de seu tempo, como geram impacto positivo no resultado financeiro da empresa.

Outro aspecto importantíssimo que a tecnologia pode auxiliar os escritórios jurídicos é no relacionamento com o cliente. A transparência de processos e atendimento é algo cuja demanda crescente e a implantação e disponibilização de sistemas onde os clientes tenham acesso direto a seus processos, seja para realizar consulta de processos em andamento, seja para encaminhar novas demandas, além de dar transparência, cria uma relação de confiança entre cliente e advogado, fundamental para a fidelização deste cliente.

Por fim, inúmeros e inegáveis são os benefícios da implantação de novas tecnologia nos escritórios jurídicos. E por mais desafiadores que sejam, uma boa gestão, com um olhar sistêmico, num ambiente de plena colaboração não apenas viabilizam este processo, como serão fatores decisivos para o sucesso da escolha e da implantação de qualquer sistema e tecnologia.

Autora: Valéria Queiroz